Le monde des entreprises est rempli de belles histoires d’externalisation extrêmement réussie. Acer et l’externalisation de la fabrication au profit des activités marketing, Unilver et l’uniformisation de ses systèmes ERP, Proctor&Gamble et la recherche et développement, et bien d’autres encore. Mais en quoi consiste réellement cette technique de gestion des activités ? Quelles activités faut-il privilégier ? Comment réussir une externalisation ? Toutes ces questions trouveront leur réponse dans les lignes qui vont suivre.Qu’est-ce que l’externalisation ?

L’externalisation aussi appelée outsourcing est une technique très ancienne de gestion des équipes et activités. Ni plus ni moins que de la sous-traitance, on pourrait définir l’outsourcing comme un procédé qui consiste à une ou plusieurs de ses tâches à un partenaire externe.

Bien que de nombreuses entreprises, de toutes tailles et domaines y aient recours, l’externalisation des services ne se décide pas sur un coup de tête et ne se met pas en place du jour au lendemain. C’est le fruit de tout un processus que nous détaillerons plus bas. Cependant nous allons évoquer immédiatement la part la plus importante pour une sous-traitance réussie ; le choix des activités à externaliser.

Toutes les activités peuvent se prêter à cette pratique, d’ailleurs, le panel de l’offre est aussi étendu que celui de la demande. Et souvent, vous aurez face à vous des spécialistes de leur domaine pour vous aider à atteindre vos objectifs. L’essentiel dans l’externalisation est donc de bien choisir la ou les activités à déléguer. On peut distinguer deux types d’activités : les activités à forte valeur ajoutée, et celles, plus répétitives, à faible valeur ajoutée. Les deux peuvent être sous-traitée mais le point majeur à noter est que : l’externalisation des services permet, lorsque l’entreprise grandit, de recentrer les forces salariées sur leur coeur de métier.

Malgré le grand nombre de peurs qui peuvent être associé à ce procédé, le réussir est l’assurance de transformer et faire avancer son entreprise d’un pas de géant.

Comment réussir une externalisation ?

Une externalisation réussie ne dépend que d’un paramètre : le temps que vous lui accorderez.

Il est important de noter le vrai intérêt de l’externalisation avant de savoir comment la réussir. L’outsourcing permet principalement à l’entreprise et à ses salariés de ne pas se disperser dans des activités qui ne sont pas leur coeur de métier et donc de les utiliser là où ils sont les meilleurs.

Réussir une externalisation des services requiert en premier lieu et avant tout de l’anticipation. En respectant quelques étapes tout devrait se passer au mieux :

- En premier lieu, il faut analyser son entreprise et ses employés correctement pour bien connaître ses points forts et ses points faibles et ainsi décider judicieusement les activités à garder en interne et celles à sous-traiter.

- La deuxième étape consiste à étudier le marché des offres à votre disposition, des plus générales aux plus spécialisées. Il faut mettre en concurrence les différentes opportunités, pour choisir celle offrant les meilleures garanties et correspondant le mieux à vos besoins.

Une fois ces deux premières étapes franchies, l’externalisation des services peut être lancée. Cela ne signifie pas pour autant que les efforts à fournir pour la réussir sont finis, bien au contraire. La réussite dépendra de quelques points clés :

- la collaboration avec le prestataire : le succès de votre sous-traitance passera bien sûr par une bonne collaboration avec votre prestataire ; ainsi la communication doit être aisée et complète afin de bâtir une relation de confiance saine.

- l’exigence : vous devez vous assurer que le niveau d’exigence soit le même pour les équipes internes que pour les équipes du prestataire pour maintenir un niveau de service égal en tout point.- l’intégration : bien que ne faisant pas partie intégrante de votre entreprise, les équipes externes doivent avoir ce sentiment d’appartenance qui garantie la performance et le dévouement à des objectifs communs.

- le contrôle : malgré la relation de confiance qui vous unit à votre prestataire, un contrôle interne doit rester de mise pour toujours s’assurer que le choix qui a été fait est le bon et que votre partenaire répond à vos attentes.

Cette liste de points clés ne sert finalement qu’à se rassurer des peurs que peuvent provoquer l’outsourcing. Pour beaucoup, cette technique de répartition des activités pourra effrayer : perte de contrôle, dépassement de délais, mauvaise collaboration, offre non adaptée … Mais tous ces problème trouveront leur solution dans une préparation correctement planifiée. La précipitation est le plus grand écueil à éviter pour réussir une sous-traitance de services.