Au bureau, le maître mot est souvent « productivité ». Cela signifie que la prime va à celui ou celle qui finit les tâches qui lui sont assignées dans les meilleurs délais. Cependant finir ses tâches ne veut pas dire qu’il faut toutes les faire soi-même. Et pour gagner en efficacité au travail, quoi de mieux que de savoir déléguer au bon moment ou automatiser certaines tâches. En effet, les tâches administratives notamment peuvent parfois sembler répétitives et être rébarbatives. Pour éviter cette impression de perte de temps, le mieux reste de confier ces tâches à quelqu’un d’autre, humain ou machine. Que ce soit par le biais de l’automatisation ou par la délégation à un assistant administratif indépendant, l’externalisation de tâches administratives entraîne à coup sûr un gain de productivité.

Les secrets de l’automatisation

Dans le monde d’aujourd’hui, toutes les entreprises, petites moyennes et grandes, abordent un tournant décisif, celui de la numérisation. La numérisation aussi bien de leurs données et services que celle du travail. Cette numérisation du travail peut passer par l’automatisation de certaines tâches administratives de base.

Qu’est-ce que l’automatisation ? Dans l’imaginaire collectif, lorsqu’on parle d’automatisation, nous imaginons immédiatement des robots humanoïdes ou des chaînes d’ouvriers remplacés au profit de machine pour plus de productivité … Et bien non, l’automatisation, c’est tout simplement le fait de réduire ou de rendre inutile l’intervention humaine dans un processus où cette intervention était la coutume. Effectivement cela fait fait appel à des machines, mais pas seulement, cela peut impliquer des logiciels beaucoup plus simples avec lequel vous saurez comment mettre en place une automatisation. En voici une liste qui vous permettra d’automatiser des tâches administratives qui ne requièrent aucun effort physique mais peuvent demander énormément de motivation :

- IFTTT (pour « If This Then That ») : c’est l’outil le plus connu en matière d’automatisation de tâches. En version web ou sur mobile, IFTTT permet de créer des petits programmes nommés applets. Ces applets servent à établir des interactions entre différents outils pour automatiser des tâches du quotidien ; partager dans le même temps un statut sur différents médias sociaux, enregistrer de façon automatique des pièces jointes ou encore être averti dès qu’un site internet évoque un sujet qui nous intéresse.- Zapier : Similaire à IFTTT, Zapier est plus destiné aux professionnels car il est compatible avec plus d’applications et permet d’ajouter des filtres pour plus de précision.

- Microsoft Flow : Comme Zapier, Microsoft Flow s’adresse plutôt à un public de professionnels. Cependant contrairement à Zapier, c’est un logiciel Microsoft et qui dit logiciel Microsoft dit compatibilité avec tout l’environnement Microsoft ce qui est assurément un point fort.

- Wappwolf : Cet outil est spécialisé dans l’archivage de données numériques. Il permet d’automatiser des tâches sur Dropbox et Google Drive telle que convertir automatiquement les fichiers déposés dans un format défini à l’avance.

- Wildfire : C’est une extension de Google Chrome et à Firefox, elle a la capacité d’enregistrer les actions effectuées sur internet et de les reproduire ensuite de façon automatique. L’extension idéale pour automatiser des tâches répétitives.

- Astro : Permet de faire rapidement le tri dans ses e-mails.

- Findo : Son rôle est de naviguer entre nos dossiers, boîtes mails et cloud personnel pour trouver l’information voulue.

- Julie Desk : Interface qui permet l’automatisation de la prise de rendez-vous. Julie Desk utilise le machine learning pour connaître nos préférences et organiser au mieux nos rendez-vous, comme si nous le faisions nous-mêmes.

Management et délégation

Si vous ne faites pas confiance aux machines, la solution peut également être de faire appel à un assistant administratif indépendant. Confier certaines tâches à une autre personne telles que le secrétariat courant, la gestion du courrier, l’archivage ou les démarches et autres formalités administratives implique bien sûr une gestion du temps différentes puisqu’il faut définir avec précision quelles tâches et à quel moment. Cependant cela entraînera un gain de productivité sûr pour vous dans votre travail et vous aidera à trouver comment améliorer votre qualité de vie au travail.

Pour les petites entreprises, s’attacher les services d’un assistant administratif indépendant, c’est aussi le moyen de s’assurer une aide régulière sans avoir à employer une personne à temps plein. Cela permet une meilleure gestion du temps dans l’entreprise et moins de temps passer à remplir des formulaires ou à s’embourber dans des documents administratifs ou mails.

La délégation à un assistant administratif indépendant, aussi bien que l’automatisation de certaines tâches est un enjeu crucial pour réussir la transformation numérique de son entreprise. Avec les outils de cette article, vous ne pourrez pas la rater.