Pour manager une équipe à distance, vous aurez forcément besoin des outils numériques. Mais mal choisis ou mal employés, ils peuvent vous nuire. Comment ?

C’est ce que vous découvrirez ci-dessous. Mais ce n’est pas tout : il vous sera également révélé les différentes catégories d’outils que vous pouvez utiliser pour manager une équipe à distance avec efficacité.

Manager d’équipe à distance : attention, mal choisis ou employés, les outils numériques peuvent vous nuire

Vous voulez manager une équipe à distance avec succès ? L’une des choses les importantes à savoir, c’est que mal choisis ou mal employés, les outils numériques vous causeront des ennuis.

Tenez par exemple le simple courriel. Oui, les membres de votre équipe à distance peuvent s’en servir pour communiquer entre eux. Oui, ils peuvent l’utiliser pour s’envoyer des fichiers si ces derniers ne sont pas trop volumineux.

Mais la multiplication de courriels (entre les différents membres d’une équipe à distance) n’aide pas à tracer efficacement les différentes modifications apportées à un document ; et dans de tels cas, il peut s’avérer difficile de savoir quelle version du document est la finale.

Par ailleurs, les communications par courriel peuvent s’avérer ambigües, être mal comprises et mal interprétées ; ce qui aura un impact négatif sur l’exécution correcte des tâches et le bon déroulement du travail.

De plus, les mails reçus peuvent, si leur gestion n’est pas maîtrisée, vous perturber dans l’accomplissement à temps des tâches quotidiennes. On passe alors sa journée à répondre aux courriels plutôt que de se concentrer sur les différents objectifs à atteindre.

Mais ce n’est pas tout : la messagerie électronique peut, à la longue, ralentir les performances d’un serveur de messagerie saturé. Tenez, par exemple, un document de 300 kilooctets envoyé en interne à 7 personnes va occuper un espace de 2100 kilo-octets sur le serveur de messagerie.

Manager son équipe à distance : voici les outils numériques à employer

1. Manager son équipe à distance, les différentes catégories d’outils numériques dont vous avez besoin
2. Manager son équipe à distance, des outils numériques tout-en-un

Pour manager correctement votre équipe à distance, vous disposez de différentes catégories d’outils numériques. Voici les principales :

1. Des outils de communication à distance
2. Des outils de partage de fichiers et d’accès aux informations
3. Des outils de coordination des projets
4. Des outils d’organisation et de gestion des rendez-vous

Pour bien manager votre équipe à distance, vous aurez besoin de la pousser à se servir (si ce n’est pas encore le cas) des outils de communication à distance :

• Les logiciels de courriers électroniques : Thunderbird, Outlook Express, etc.
• Les logiciels de messagerie instantanée et de visiophonie : Skype, Google Hangouts, Google Talk, Yahoo ! Messenger !, Windows Live Messenger !, etc.
• Le carnet d’adresse partagé grâce auquel il est possible de mettre en commun les contacts utiles détenus par chaque membre de l’équipe à distance. On y gagne ainsi en temps et en efficacité. Par exemple, vous pouvez partager votre carnet d’adresse sous Outlook.
• Quant à l’agenda partagé, il permet aux membres de l’équipe à distance d’accéder en ligne à l’agenda de chacun. Ainsi, on peut, pour plus d’efficacité, organiser son temps de travail en fonction du planning des autres collaborateurs. Exemples d’agenda partagé : PartAgenda, Calendae.
• Et si vous voulez proposer des rendez-vous, pourquoi ne pas vous servir de Doodle ? Un outil qui permet de planifier les rendez-vous, mais également les réunions, les évènements, etc.
• Le wiki. Ce site web, librement modifiable par ses utilisateurs, est un véritable espace de collaboration : discussion autour de nouveaux projets et idées, réflexion et mise en commun du travail, modification ou actualisation des fichiers sur lesquels les membres de l’équipe à distance travaillent, etc.
• Wrike. Ce groupaware permet de gérer et suivre les projets, les horaires, les délais et d’autres process nécessaires au flux de travail.il aide également ses utilisateurs à collaborer les uns avec les autres.

Voilà une catégorie d’outils indispensables pour qui veut bien manager une équipe à distance. Comme vous le savez, les membres d’une équipe auront toujours besoin de s’inter-échanger des fichiers dans le cadre de l’exécution de leurs tâches.

Vous disposez aujourd’hui de plusieurs solutions de partage de fichiers et d’accès aux informations : Wetransfer, Google Drive, Dropbox, etc. Elles permettent toutes d’envoyer et de recevoir des fichiers même si ces derniers sont volumineux ; et en plus, elles sont gratuites, du moins jusqu’à un certain niveau.

Les outils de coordination de projets sont des outils qui facilitent le suivi de projets et l’interaction entre les contributeurs, les télétravailleurs, et les personnes s’occupant de la validation.

Il s’agit notamment des Workflows. Dès que le travail est distribué, les Workflows créent automatiquement les agendas, gèrent l’archivage des documents, suivent la bonne exécution du travail et lancent les alertes si les tâches ne sont pas exécutées à temps. Exemples de workflow : WorkflowGen, workflow.com.

Mais il y a également les forums. Car les membres de votre équipe à distance peuvent s’y retrouver afin de faire le point sur l’état d’avancement d’un projet, partager des idées, etc. Pour créer gratuitement un forum, vous pouvez vous servir par exemple de forumactif.com.

Pour qui veut bien manager son équipe à distance, Voici quelques outils d’organisation et de gestion des rendez-vous des plus utiles :

Pour manager une équipe à distance, vous n’êtes pas obligé de vous procurer une à une ces différentes catégories d’outils.

Vous pouvez utiliser des groupawares, des outils numériques tout-en-un qui regroupent dans un seul espace collaboratif toutes ou la majorité des fonctionnalités offertes par chaque catégorie d’outils numériques :

En voici quelques uns :

• Le wiki. Ce site web, librement modifiable par ses utilisateurs, est un véritable espace de collaboration : discussion autour de nouveaux projets et idées, réflexion et mise en commun du travail, modification ou actualisation des fichiers sur lesquels les membres de l’équipe à distance travaillent, etc.

Mais ce n’est pas tout : le wiki offre un autre espace de stockage et de partage des informations : on peut y mettre les calendriers des projets, la description des produits et services de l’entreprise, les comptes rendus de réunion, toutes sortes de fichiers, etc.

• Wrike. Ce groupaware permet de gérer et suivre les projets, les horaires, les délais et d’autres process nécessaires au flux de travail.il aide également ses utilisateurs à collaborer les uns avec les autres.

Sur Wrike, vous pouvez partager des fichiers, programmer des tâches, les attribuer à divers membre de l’équipe à distance, en suivre l’exécution, lancer des alertes en cas de retard, faire parvenir un email à un membre de l’équipe, etc, etc. 

Voilà, si vous avez des questions, des préoccupations quant à l’utilisation des outils numériques pour bien manager son équipe à distance, merci de nous en faire part dans les commentaires ci-dessous !