Pratiquement toutes les activités professionnelles ont recours aux factures. Certaines entreprises très actives en émettent quotidiennement un nombre assez impressionnant. Pour se rendre la tâche plus facile et plus pratique, elles utilisent les logiciels spécialisés en facturation en ligne pour une gestion plus professionnelle de la comptabilité.
La facture est ce document commercial que les opérateurs économiques ont l’obligation d’établir pour chacun de leurs clients lors d’une vente ou d’une prestation de services. Elle doit être établie et délivrée dans un délai fixe, faute de quoi l’acheteur a le plein droit d’en faire une réclamation.
Une entreprise qui effectue une facturation récurrente et qui souhaite gagner du temps dans l’émission et la gestion de ses factures doit recourir à la facturation en ligne. Si vous êtes dans ce cas de figure, il est bon de savoir que vous en sortirez à tous les coups gagnants. Les logiciels qui permettent la facturation en ligne ont la propriété principale de simplifier le processus aux professionnels.
Comme nous l’avons noté plus haut, la facture est ce document commercial obligatoire qui justifie la vente d’un produit ou d’un service. Elle est remise aux clients par les fournisseurs, les vendeurs ou les sous-traitants. Elle comporte des mentions obligatoires et légales telles que les noms et cordonnées des parties concernées par la vente (le vendeur et le client), le montant de la transaction, la date de la vente, le mode de règlement, le délai de règlement et bien d’autres informations.
Il faut également dire que les entreprises tendent inexorablement vers la généralisation du numérique et des outils technologiques. L’usage de la facture electronique est d’ailleurs l’un des critères de sélection incontournables de certaines structures, quand elles recherchent des sous-traitants ou d’éventuels partenaires d’affaires. Dans ce cadre, utiliser ce mode de facturation témoigne d’une réelle volonté de conformité et d’innovation pour s’acclimater aux exigences professionnelles en vigueur.
Dans la pratique du commerce classique, l’on émet les factures chaque fin de moi ou en fin de trimestre. Celles-ci sont imprimées puis expédiées par courrier. Généralement, les factures arrivent toujours à bon port mais, c’est un processus qui peut s’avérer fastidieux eu égard de la charge de travail que peut avoir une entreprise. L’émission des factures peut prendre beaucoup de temps et d’énergie, et les dates peuvent même être dupliquées.
La facturation en ligne a justement pour principale mission de supprimer ces manquements et de permettre une meilleure automatisation du processus.
Les avantages sont aussi bien nombreux que diversifiés. Sans forcément avoir des connaissances spécifiques en informatique, vous pourrez en toute sérénité et sans aucune difficulté utiliser ces logiciels. La liste n’est pas exhaustive, mais nous avons mis en exergue quelques exemples des avantages de ces logiciels :
Créer ou saisir des devis et factures de paiements automatisés en quelques secondes grâce à une panoplie de modèles préexistants.
Vous pourrez créer une facture de qualité en y ajoutant votre logo, les couleurs de votre entreprise et même des messages personnalisés si vous en ressentez l’envie.
Vous n’aurez plus besoin de perdre du temps pour chercher la dernière facture émise, tout se fait automatiquement désormais.
Suivre à la trace la liste des paiements, des retards ainsi que des relances. Vous pourrez d’ailleurs créer des alertes qui vous signaleront automatiquement lorsqu’il y a un mouvement effectué.
Vous pourrez donner la permission à différents utilisateurs de se connecter à votre interface pour un partage des informations.
Plus besoin de se déplacer pour acheminer vos factures. Vous pourrez tout simplement les envoyer par courriel ou par fax. C’est plus rapide et plus pratique.
Fini la paperasse et l’encombrement qui allait avec. Désormais, toutes les factures sont assemblées au même endroit, dans le cloud.
Vous n’aurez plus besoin de rentrer forcément au bureau, ou de passer un coup de fil pour qu’un collègue fasse la fouille pour vous débloquer. Même étant chez un client, juste à partir de votre ordinateur ou votre appareil mobile, vous pourrez en toute sécurité vous connecter et retrouver la facture dont vous avez besoin.
Vous serez en mesure de créer des graphiques afin de visualiser l’évolution sur plusieurs mois l’évolution de votre facturation. Vous serez donc capable avec une bonne visibilité de dire avec conviction quels sont les mois les plus rentables, les clients les prolifiques et les plus sérieux.