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délégation | 3 min de lecture

PRIORISER ses tâches pour GAGNER du TEMPS

Une étude menée révèle qu’environ 43,3 % des employés consacrent près de 30 minutes de leur journée de travail à des tâches secondaires qui n’ont pas de lien direct avec leur travail. Environ 25,1 % en perdent une heure.

Ce temps perdu pourrait être mis au profit de l’intérêt de l’entreprise, mais encore faut-il qu’on sache comment s’y prendre pour gaspiller le moins de temps possible.

Le but de cet article est justement de mettre en lumière l’importance de la priorisation des tâches au bureau et les voies et moyens pour y parvenir.

L’impact du gain de temps

Priorisation des tâches et bonne planification de son temps sont des notions complémentaires. Les avantages qui en découlent sont aussi bien nombreux que variés. En voici un aperçu.


Un meilleur contrôle de ses programmes

Lorsqu’on a une bonne gestion du temps, on peut travailler de manière ordonnée. Il est d’ailleurs prouvé que travailler en étant posé est bien plus productif que travailler dans le désordre.

 

Augmentation de la productivité

Savoir prioriser ses tâches pour gagner du temps nous prédispose à être plus productif dans notre travail. Cela se fait souvent de manière inconsciente. Les tâches qui nous sont confiées deviennent moins stressantes. La boîte à idées devient instinctivement accessible. Ce n’est que lorsque les résultats positifs et les félicitations pleuvent qu’on en comprend le bien fondé.

 

Une grande confiance en soi

Un employé qui a le sentiment de maîtrise de son emploi de temps subit forcément une optimisation de son capital confiance. Ce sentiment de confiance le motive davantage dans l’exercice de ses fonctions et dans les décisions qu’il doit prendre pour pouvoir anticiper certaines situations.

 

Une meilleure vie sociale

Avec une bonne organisation du travail, on a plus de temps pour laisser la boîte à idées s’exprimer. On pourra plus librement s’offrir des détentes personnelles ; Ou alors passer plus de temps à la maison avec les enfants pour ceux qui en ont. Il sera même possible de réaliser un véritable changement comportemental avec ses amis.

 

Quelques conseils pour efficacement prioriser ses tâches

En effet, bien gérer ses tâches au boulot permet de gagner du temps. Lequel peut être consacré à d’autres priorités. Voici quelques conseils qui peuvent vous conduire à cette voie.

Apprendre à dire NON quand il le faut

Certaines personnes ressentent absolument le besoin de se sentir utiles aux autres. Pour se faire, ils n’hésitent pas tout faire pour leur plaire quitte à délaisser leur travail au profit des leurs. A proprement parler, ce n’est pas une mauvaise chose de se montrer serviable. Mais cela devient un problème lorsque on dit OUI à tout au point de faire passer son propre travail au second plan. Il faut donc prendre sur soi de dire NON quand cela est nécessaire et de se consacrer en priorité à son travail.

Avoir une sorte de rituel de travail

Comme on le dit si bien, l’habitude est une seconde nature. Les habitudes ont un pouvoir particulièrement puissant, mais on ne s’en rend pas toujours compte. Des études ont prouvé qu’avoir un schéma de travail propre à nos habitudes est bénéfique pour la concentration et donc pour la rentabilité professionnelle. L’on peut par exemple planifier de faire ses tâches les plus complexes le matin lorsque le cerveau est encore tout frais. Ou alors, faire des pauses café toutes les 3 h histoire de se revivifier.

Bien utiliser son calendrier

Il n’est pas rare de trouver sur le bureau d’une personne un calendrier truffé de dates entourées. C’est une bonne chose en soi, car cela agit comme un rappel mémoire et nous aide à ne pas oublier nos différents rendez-vous. Le problème est que c’est sur le même calendrier qu’on retrouve les dates pour les réunions professionnelles, les rencards, les rendez-vous chez le dentiste, la date du vaccin du toutou de la maison etc.

Une telle surcharge peut à la longue distraire la personne qui les inscrit. Il serait préférable d’avoir un calendrier uniquement réservé pour les dates et rendez-vous liés à votre travail. Et un autre pour les échéances personnelles.

Toujours dans l’optique de gagner du temps, vous vous proposons quelques actions à priori simples, mais très importantes :

  • S’avoir s’organiser.
  • Dresser une liste de ce qu’on a à faire et en assurer le suivi.
  • être monotâche.
  • Se concentrer sur une tâche et la terminer avant de passer à la suivante.
  • Apprendre à se servir de la lecture rapide.
  • Se délimiter une échéance pour l’exécution des tâches professionnelles et s’y tenir.
  • Se distraire de temps en temps aide à aérer le cerveau, mais ne pas en abuser.
  • Avoir un bureau rangé prédispose le cerveau à travailler dans l’ordre.
  • déléguer des tâches aux membres de son équipe quand cela est nécessaire.

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