La pandémie du Covid 19 pousse bon nombre de professionnels du monde entier à passer au télétravail. Le télétravail désigne la réalisation à distance, par un travailleur, de ses tâches professionnelles, notamment au moyen d’outils numériques.

Ainsi, les équipes de travail dans les entreprises et mêmes les ministères, partagent désormais leurs dossiers de travail, via des outils numériques collaboratifs tel que Slack. Mais un souci demeure pour les employeurs et les travailleurs : comment optimiser sa productivité en télétravail ? En effet, la distance ne permet pas de contrôler aussi facilement les employés, que lorsqu’ils sont regroupés dans un même lieu physique.

En réalité il existe quelques astuces simples à mettre en place pour qu’un professionnel et son entreprise, continuent d’engranger des gains de productivité, même en travaillant depuis son domicile.

Aménager un bureau à la maison

La première étape clé lorsqu’on décide de travailler depuis sa maison est de séparer votre espace de travail du reste de la maison. Concrètement il vous faut aménager un bureau chez vous. Pour cela choisissez des meubles confortables. Une chaise et une table où vous pourrez travailler des heures, et ne pas souffrir de courbatures ou un autre mal sur votre dos ou vos articulations.

Adapté votre bureau à l’espace dont vous disposez dans votre domicile. Ainsi, dans une maison grande, une pièce peut être transformée en bureau d’appoint. Tandis que dans un appartement plus petit, le bureau sera placé dans un coin de votre salon. Quelle que soit l’option choisie, il est primordial que votre bureau soit bien éclairé.

Eviter que la source de lumière soit placée dans votre dos, pour que vous ne soyez pas ébloui par votre propre écran d’ordinateur. C’est le cas notamment lorsque vous installez votre bureau de telle manière qu’une fenêtre soit juste derrière vous.

Adopter une bonne discipline

Même lorsque vous travaillez depuis votre maison, vous devez rester professionnel dans l’accomplissent de vos tâches. Cela nécessite de se créer une discipline et de s’y conformer. Vous allez ainsi, continuer à préparer votre départ au travail comme d’habitude.

Le gain de temps réalisé grâce à la suppression du temps alloué au transport pour aller et revenir du travail, peut être consacré à l’activité physique. Ce qui va contribuer à la préservation de votre santé et de votre bien être en général. Aussi, il est judicieux de bien organiser son cadre de travail. Au cas contraire, vous risquez avoir dû mal à vous retrouver dans vos dossiers. Les dossiers physiques ne doivent pas trainer sur votre table. De même que les documents de travail que vous créez ou recevez sur votre ordinateur doivent être bien classifiés.

Le travail à distance fonctionne mieux lorsque le professionnel entreprend de planifier son travail à l’avance. Cette opération doit être discutée avec le supérieur hiérarchique direct. Cela évite qu’il n’y ait pas de malentendu quant au rythme de travail et aux délais à respecter par un employé. Car les objectifs ayant été au préalable fixés et la méthode pour les atteindre élaborée. En effet, le suivi d’un planning précis est un gage de réussite sur le plan professionnel.

Bien communiquer

Une autre clé de succès pour une équipe qui pratique le télétravail est la communication. En effet si ajouter à la distance, la communication n’est pas fluide entre les membres d’un groupe de travail, les tâches professionnelles ne seront pas bien ou pas du tout exécutées.

Le choix du moyen de communication est donc primordial. Il dépend des facteurs tels que le nombre de travailleurs qui vont participer aux échanges et du volume des documents de travail produits et partagés. Ces paramètres doivent être parfaitement évalués dès la mise en place du télétravail. Sinon, à un moment ou un autre il faudra migrer d’une plateforme numérique de travail à une autre plus adaptée.

Aussi, la bonne évaluation des paramètres peut avoir une incidence financière plus ou moins importante sur l’entreprise. Car en fonction des besoins de votre société, vous pouvez être amenés à utiliser des outils numériques gratuits ou payants. Mais la sécurité de vos données doit en principe rester la priorité, qui guide votre choix des outils numériques à utiliser.

Quel que soit l’outil choisi, au final c’est le comportement des utilisateurs qui influencera le niveau de productivité de l’entreprise. En tant que télétravailleur, vous devez donc prendre certaines dispositions. Il est par exemple important de toujours signaler vos disponibilités. Les autres membres de votre équipe doivent être au courant de votre emploi du temps.

Concrètement, si vous prenez une pause pour déjeuner, vous pouvez le signaler via votre plateforme de travail collaboratif. Aussi, lorsque cela est nécessaire n’hésitez pas à utiliser le téléphone. Car, parler à un collègue de vive voix peut aider à solutionner des difficultés de travail.