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ASSISTANT VIRTUEL : Comment être BIEN ORGANISE ?

 

Voici déjà six mois que Claude, 28 ans, travaille comme assistant virtuel. Dans l’ensemble, il aime bien ce nouveau métier qui lui donne le sentiment d’être maître de son temps. De plus, il a la possibilité de travailler depuis son domicile et cela représente pour lui un avantage certain. Mais depuis peu, Claude a le sentiment de ne pas être productif, alors que la charge de travail reste importante et que lui-même continue à travailler avec acharnement. Il réalise peu à peu qu’être efficace dans ce travail nécessite également d’être organisé. Alors, il se demande comment planifier son temps pour obtenir un meilleur rendement.

La prise de conscience

Puisque Claude se demande comment être organisé dans son travail, le jeune homme pense qu’il faut en priorité déceler la cause de ce sentiment d’improductivité. Alors, il réexamine de près son emploi du temps et se rend compte que ce dernier n’est pas défini de manière précise.

En effet, Claude réalise qu’il n’a aucune maîtrise de son programme de la journée ; il fonctionne généralement à l’instinct et sans véritable objectif. Cependant, intérieurement, il sait exactement ce qu’il a à faire, sauf que tout cela reste confus.

Par ailleurs, Claude a dû entamer plus d’un projet à la fois, croyant ainsi faire le nécessaire pour les remettre dans les délais. Toutefois, aucun d’entre eux n’en est plus avancé. Il comprend alors qu’il lui faut, en plus d’être organisé au travail, avoir un meilleur emploi du temps.

Selon lui, un emploi du temps bien défini lui permettra de mieux appréhender les tâches et par conséquent de se sentir plus efficace. Mais comme il est toujours confronté aux travaux en suspens déjà accumulés, il décide avant tout de les prioriser.

Une meilleure gestion des priorités

Pour savoir comment gérer son temps de travail, et vu qu’il est tenu par certains délais, Claude doit mettre de l’ordre dans ses priorités. Seulement, cette tâche s’avère encore plus difficile car, il réalise à quel point son bureau est en désordre. En effet, les bouts de papier et les notes de rendez-vous sont éparpillés sur sa table de travail et à même le sol.

Il commence donc par effectuer un travail méticuleux : il rassemble toutes les notes et décide de les confiner cette fois dans un agenda. Ainsi, il relève chaque tâche avec son délai sur une liste et les classe par ordre de priorité. Selon l’urgence, il décide de privilégier celles qui apparaissent en tête de liste. Grâce à cette nouvelle organisation, il bénéficie d’une meilleure gestion des priorités au travail. Cependant, pour éviter de retomber dans l’impasse, Claude décide d’organiser son travail à travers un emploi du temps.

La personnalisation de son emploi du temps

Afin de mieux organiser le temps de travail, Claude sait déjà de quoi il a besoin, mais encore, il lui faut également savoir comment faire un bon emploi du temps. En effet, il sait déjà personnellement, qu’il se sent plus apte à travailler en matinée. Alors, il décide de planifier les tâches qui lui paraissent plus complexes à ce moment-là.

Pour cela, il met son emploi du temps sur papier et l’épingle au mur, juste en face de son siège de bureau. C’est ainsi qu’il décide qu’entre huit heures du matin et midi, il s’occupera désormais du courrier et de la comptabilité. De ce fait, il tâchera de consacrer exactement deux heures à chacune de ces tâches.

Après cela, il s’autorise une pause d’une heure, pour déjeuner et surtout pour faire une promenade à pied afin de se rafraîchir les idées. Le reste de la journée, il le consacre à accomplir des tâches moins exigeantes et à planifier sa journée du lendemain (coups de fil, rendez-vous et nouveaux objectifs).

Cependant, Claude a toujours un problème. Il doit faire face à des imprévus qui apparaissent généralement à un certain moment de la journée et troublent son emploi du temps. Alors, pour ne pas se retrouver dans la difficulté à nouveau, il crée une rubrique dans son emploi du temps qu’il intitule « imprévus ». De ce fait, il s’accorde une marge d’une quarantaine de minutes après la fin de la journée pour organiser ces évènements, en fonction de leur urgence et il les intègre à son agenda.

La vie plus sereine

Puisqu’il sait désormais comment être bien organisé et que son bureau n’est plus encombré, Paul se sent nettement moins stressé. Bien que les tâches soient toujours aussi nombreuses, il a néanmoins le sentiment d’avancer et enfin, de les terminer. De plus, depuis qu’il respecte son emploi du temps avec rigueur, il a suffisamment de temps à consacrer à ses loisirs. A présent, Claude comprend mieux pourquoi tout assistant virtuel doit être organisé dans son travail et pourquoi gérer son temps était une nécessité.

 

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